Voetbalclub Altius verdient in een handomdraai meer voor de club
Verenigingen gerund door vrijwilligers
Tom Verdam werd november 2012 voorzitter van voetbalclub Altius, waar hij als 15 jarige jongen al voetbalde. Bij de start van zijn voorzitterschap was er een flinke klus te klaren. De club verkeerde in de rode cijfers en het ledenaantal was onvoldoende om een zelfstandig bestaan in de toekomst te garanderen. Er werden meer nieuwe leden aangetrokken. Maar er was ook een flinke reorganisatie nodig om de club weer financieel op de rit te krijgen. Zo werd de ledenadministratie en contributie-inning uitbesteed aan een externe professionele partij (Club Collect) en ook inkoop en kantine werden flink aangepakt. Voor de kantine wilde Tom gaan voor kostenreductie en winstmaximalisatie zonder de verkoopprijzen te verhogen. Tom vertelt “Het is van belang de sfeer binnen de vereniging te bewaken, maar je wil wel de financiën onder controle hebben”. Zoals bij de meeste verenigingen wordt Altius gerund door vrijwilligers die doorgaans geen ervaring hebben met barwerkzaamheden. “Er was geen echte kassa en zo vergat men wel eens wat af te rekenen. De meeste vaders en moeders, onze vrijwilligers, achter de bar zijn niet gewend bier te tappen”, vertelt Tom. “Vrijwilligers zijn vaak goedbedoeld bezig, maar door hun onkunde loop je als club wel duizenden euro’s per seizoen mis”.
We wilden de boel onder controle krijgen in de kantine
De eerste stap was de introductie van een goed kassasysteem van Le Credit Sportif, zodat de vrijwilligers achter de bar niet meer zelf hoefden te hoofdrekenen. De omzetmakers in de kantine zijn vooral koffie en bier. Tom vertelt: “Wij wilden het bier koppelen aan de kassa, omdat we graag de boel onder controle wilden krijgen. Zo kwamen we op het idee om de biertap te automatiseren door Van Duijnen Horeca Service. Vrijwilligers tappen nu makkelijk een prima biertje, zonder dat er bier wegstroomt naast de glazen. Een kind kan de was doen, iedereen kan zo tappen en de mensen vinden het ook leuk. En nu is het ook mogelijk de uitgifte van bier te meten. Door de registratie van de getapte glazen kunnen we de verschillen tussen de getapte glazen en de betaalde biertjes per dag inzichtelijk krijgen. We zagen ineens dat iemand 40 biertjes had getapt en er maar 25 in de kassa waren aangeslagen, 15 weg hoe kan dat?…dan stonden ze wel even met een mond vol tanden…’huh kan je dat zien dan’, vroeg men”.
“Nu slaan ze biertjes die ze weggeven en zelf drinken aan op ‘eigen verbruik’ en maken we de afspraak dat elke barmedewerker twee drankjes per uur mag nemen. Zo is hebben we inzicht en loopt de kantine en dus de club geen omzet meer mis. Ook fiscaal is dit aantrekkelijker omdat je bij eigen verbruik BTW betaalt over de inkoopprijs i.p.v. over de verkoopprijs.”
Minder kosten en ook betere marge
Tom legt uit wat het heeft opgeleverd “Voorheen kochten wij 192 biervaten (fusten van 50 liter) in en na de installatie van geautomatiseerde biertaps door Van Duijnen Horeca maar 157. Een besparing van maar liefst 35 fusten van 50 liter (dus 1750 liter minder in te kopen)! Dat is een vermindering van de inkoopkosten van bijna 20% terwijl de verkoop van het aantal betaalde glazen ongeveer gelijk is gebleven of zelfs iets toegenomen. Je bespaart niet alleen duizenden euro’s per jaar op je inkoop, ook je marge wordt meer” Tom denkt dat 15% van de besparing komt door de tapwinst (door minder tapverlies) en 5% door het oplossen van het weggeefprobleem en vergeten af te rekenen. Tom is blij dat de financiële chaos achter de rug is en ziet de toekomst van zijn club weer vol vertrouwen tegemoet.
